Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale

Dépenses de véhicule

Les dépenses admissibles pour l'utilisation d'un véhicule sont :

  • Les frais d'essence et d'huile;
  • Les coûts d'entretien;
  • Les réparations;
  • Les intérêts sur les emprunts;
  • Les frais de stationnement;
  • Les frais de remisage;
  • Les frais de location.

Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles : 

  • Celles reliées à une contravention, même dans le cadre du travail et indépendamment des conséquences associées au non-paiement de la contravention (exemple : suspension du permis de conduire, saisie du véhicule);
  • Celles reliées à l'utilisation d'un éthylomètre (exemple : coût de l'examen de la demande, de l'installation ou de la location);
  • Celles reliées à un alcootest (exemple : remorquage ou mise à la fourrière du véhicule lorsque la personne échoue le test).

Les dépenses qui couvrent une période donnée doivent être réparties par mois pour respecter le principe de la comptabilité d'exercice. Il s'agit notamment des :

  • Primes d'assurance;
  • Frais d'immatriculation;
  • Frais de permis de conduire;
  • Les frais de remorquage à la suite d'une panne ou d'un accident.

Ces types de dépenses sont admissibles en totalité lorsque le véhicule est utilisé seulement pour le travail.

Si le véhicule est utilisé tant à des fins d'affaires que personnelles, une proportion doit être établie afin de déterminer l'utilisation à des fins d'affaires. Cette proportion est établie pour la période de l'exercice financier étudié, de la façon suivante :

Kilométrage parcouru dans l'exercice du travail divisé par : kilométrage total parcouru

Par exemple, si les 2/3 du kilométrage sont effectués pour le travail, 2/3 des frais de permis de conduire, des primes d'assurance, et ainsi de suite, sont retenus. Ces frais doivent être accompagnés de pièces justificatives telles un registre de déplacements.

Frais de déplacement entre le domicile et la place d'affaires

Il existe des particularités quant aux dépenses de véhicule admissibles. Les frais de déplacement entre le domicile et la place d'affaires sont considérés comme une dépense personnelle.

Lorsque la place d'affaires et le domicile de la personne sont un seul et même lieu, les frais de déplacement sont admissibles comme dépense dès qu'ils sont encourus pour gagner le revenu de travail. Par exemple, un plombier qui opère son entreprise à partir de son domicile assume des frais de déplacement qui sont acceptés comme dépense d'exploitation chaque fois qu'il se rend chez une cliente ou un client.

Le formulaire « Registre de l'odomètre pour les déplacements effectués à des fins commerciales d'un travailleur autonome » (SR-2599) est utilisé pour enregistrer les déplacements effectués dans le cadre des activités du travail :

  • Si un registre d’odomètre est tenu, une dépense d’essence à 0,170 $ du kilomètre peut être accordée sans les factures;
  • Si la personne ne tient aucun registre, les factures d’essence doivent être fournies.

Frais de réparation d'un véhicule

Les frais de réparation admissibles comme dépense d'exploitation sont ceux qui permettent de conserver le véhicule en état de fonctionner. Les réparations qui visent à améliorer le véhicule et ajoutent à sa valeur sont considérées comme une dépense de capital.

Les frais de réparation à la suite d'un accident sont inadmissibles lorsqu'ils sont couverts par une assurance. Aucun frais n'est admissible si le véhicule était utilisé à des fins personnelles au moment de l'accident.

Contrat de location d'un véhicule avec option d'achat

Les frais de location d'un véhicule sont admissibles comme dépense d'exploitation lorsqu'ils sont encourus dans le cadre d'un contrat de location d'un bail ordinaire et non d'un contrat de vente.

Les paiements périodiques stipulés dans le contrat constituent le loyer pour l'utilisation du véhicule. À ce titre, ils peuvent être déduits du revenu brut.

Généralement, dans le cas d'un bail avec option d'achat, la personne qui en fait la location n'a pas les attributs d'une personne propriétaire et elle ne peut être considérée comme telle. L'achat ne demeure qu'une option. La mensualité constitue une dépense d'exploitation.

Un contrat de location avec option d'achat dans 2 ans pour la somme de 1 $ est considéré comme un contrat d'achat déguisé en location. Le montant est symbolique et cela est évident que la personne achètera le bien à terme. Du point de vue comptable, ce bien est comptabilisé comme un bien et non comme une dépense de location.

Contrat d'achat d'un véhicule

Le contrat d'achat d'un véhicule est considéré comme un contrat de vente à tempérament parce que la personne qui en fait l'acquisition peut en tout temps en disposer et liquider son obligation de paiement envers son vendeur. Dans ce cas, seuls les frais d'intérêts se rapportant au terme mensuel sont admissibles comme une dépense d'exploitation.